WBS là gì? Cách tạo WBS dễ dàng và hiệu quả nhất

Tác giả: Ngọc Trâm - Ngày đăng: 29-10-2021

WBS đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ dự án nào. Vậy WBS là gì? Cùng đi tìm hiểu với BachkhoaWiki ngay nhé.

Sự thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc rất nhiều ở người quản lý. Chính vì thể WBS xuất hiện trở thành một công cụ đắc lực hiệu quả cho các nhà quản lý dự án. Vậy WBS là gì? Theo dõi bài viết dưới đây của BachkhoaWiki để được giải đáp nhé.

WBS là gì?

WBS là viết tắt của từ gì?

WBS là viết tắt của Work breakdown structure có nghĩa là cấu trúc phân chia công việc.


Advertisement

WBS là gì? Phân chia công việc là gì?

WBS là một phương pháp hữu hiệu để phân tích cấu trúc công việc khi tạo ra một dự án nào đó. Work package là đơn vị công việc nhỏ nhất được phân tách, cũng là nguồn dùng để lập schedule cho dự án.

Trong PMBOK phải tiếp tục phân tách work package thành các activities, và từ đó ước lượng được khoảng thời gian và nguồn resource cần thiết.


Advertisement

WBS là gì

Work package là gì? Gói công việc là gì?

Như đã nói ở trên đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là các gói công việc (Work package) và được dùng cho mục đích lập lịch trình dự án.


Advertisement

Chúng ta cần chia tách tiếp các gói công việc này thành các hoạt động riêng biệt để theo đó ước lượng nguồn lực và khoảng thời gian cần thiết. Từ đó khả năng dự án cũng được bảo đảm thành công hơn.

Các dạng phân chia công việc của WBS

Mỗi cấp độ giảm dần trong WBS đều đại diện cho một định nghĩa chi tiết về công việc dự án.

Mỗi cấu trúc WBS có thể được tạo ra thông qua nhiều cách tiếp cận khác nhau.

Một số phương pháp phổ biến như tiếp cận từ trên xuống, sử dụng theo hướng dẫn cụ thể của từng tổ chức, công ty và sử dụng các mẫu WBS có sẵn.

Cách tiếp cận từ dưới lên thường được sử dụng để nhóm các thành phần con lại với nhau.

Cấu trúc WBS có thể được biểu diễn dưới nhiều dạng, cụ thể như:

  • Sử dụng các giai đoạn (phase) của vòng đời dự án làm mức phân tách thứ hai, với các sản phẩm và giao phẩm dự án được chèn ở cấp thứ ba

WBS là gì

  • Sử dụng các giao phẩm chính là mức phân tách thứ hai.

WBS là gì

  • Kết hợp các thành phần con lại sẽ giúp cho sự phát triển bởi các tổ chức bên ngoài nhóm dự án, chẳng hạn như những công việc thực hiện theo hợp đồng.

Người bán sau đó sẽ phát triển WBS của hợp đồng như một phần của công việc đã được ký hợp đồng trước đó.

Lợi ích của việc sử dụng WBS là gì?

  • Tạo tư duy, nhận thức chung trong công việc: Thông qua WBS, các nội dung công việc trong dự án sẽ trở nên minh bạch hóa từ đó có thể giảm được tối thiểu việc phát sinh sai lệch về những phạm vi công việc với người đứng đầu phụ trách công việc đó.
  • Xây dựng lịch trình cho dự án: Bằng cách sử dụng WBS phân tách công việc, chúng ta có thể nhìn rõ được thời gian cũng như nguồn lực cho từng nhiệm vụ và từ đó có kế hoạch phân bổ cho từng nhiệm vụ đó.
  • Giảm rủi ro trong dự án: Việc xây dựng một WBS hiệu quả sẽ giúp nhận định sớm các vấn để trong dự án. Khi một vấn đề dù tốt hay xấu được phản ánh lên trong WBS, với tư cách là người quản lý chúng ta có thể nhanh chóng đánh giá được tầm ảnh hưởng của nó tới toàn bộ tiến trình thông qua cấu trúc phân cấp công việc.

WBS là gì

Các bước để xây dựng bảng công việc WBS cho dự án

Xác định công việc

Trước khi tạo WBS chúng ta cần biết thời gian cần thiết cho khối công việc này. Nếu ta không làm rõ phạm vi công việc thì sẽ không xác định được thời gian cần thiết nên dành cho nó.

Do đó việc làm rõ ra phạm vi công việc là một điều vô cùng quan trọng.

Lúc này, chúng ta cần chú ý đến thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách.

Thông thường thì PM sẽ tạo ra WBS, nhưng thường hay bị phát sinh ra sự chênh lệch thời gian so với người phụ trách trong thực tế.

Nên tiên quyết là phải thảo luận và nhận được sự đồng ý của người phụ trách, để giảm những phát sinh các khoảng lệch đó.

Thiết lập trình tự công việc

Khi công việc đã được xác định, ta sẽ thực hiện thiết lập trình tự công việc. Trước hết cần phải nhận biết được sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau.

Ta sẽ có thể thấy được critical path sau khi việc thiết lập trình tự công việc.

Critical path là một chuỗi công việc thực hiện từ trái sang phải khi tiến hành dự án. Nếu xảy ra phát sinh chậm trễ trên các critical path sẽ dẫn đến một số chậm trễ của dự án ngay lập tức.

Do đó, tiên quyết là phải nhấn mạnh các critical path, để có thể nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của chúng.

WBS là gì? Cách tạo WBS dễ dàng và hiệu quả nhất

Cấu trúc hóa công việc

Sau khi công việc được sắp xếp theo thứ tự, bước tiếp theo chắc chắn là cấu trúc nó.

Phân chia các công việc cùng cấp độ, rồi lọc ra các công việc children cùng cấp độ ở bên dưới. Nếu cộng dồn các công việc level children vào thì sẽ ra level parent.

Hay nói ngược lại, công việc level parent được phân tách từ công việc level children. Bằng cách cấu trúc hóa công việc như trên, chúng ta sẽ tránh được việc bị sơ sót công việc.

Công cụ để xây dựng WBS

Excel

Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Nhiều sử dụng Excel để tạo WBS vì nó vô cùng thông dụng trong công việc hàng ngày.

Đặc điểm nổi bật của Excel là dễ dàng tạo và dán bất cứ thứ gì. Bên cạnh đó việc nhập data và thao tác và share cũng dễ dàng.

Nhiều mẫu WBS Excel cũng có sẵn, do đó hầu như vô cùng dễ dàng để tạo WBS. Nếu đang đắn đo đừng ngại thử sử dụng một mẫu Excel và tùy chỉnh nó theo dự án của bạn xem sao nhé.

WBS là gì? Cách tạo WBS dễ dàng và hiệu quả nhất

Phần mềm WBS

Các công cụ web để tạo WBS thường đi kèm với các biểu đồ Gantt và được gọi chung là công cụ quản lý dự án.

Bạn có thể dễ dàng tạo WBS hiệu quả bằng cách nhập những nội dung công việc và khoảng thời gian cần thiết.

Ngoài ra, một số chức năng khác cũng sẽ giúp bạn quản lý các công việc và schedule.

Vì vậy hãy thử sử dụng các công cụ web phù hợp với dự án của bạn nhé.

WBS template

Bạn cũng thể dễ dàng tạo WBS bằng WBS template. Tuy nhiên Wrike sẽ là phần mềm dễ dàng hơn cho bạn.

Wrike không chỉ cung cấp giải pháp về quản lý dự án, mà còn cung cấp về marketing, creative và các bước phát triển sản phẩm.

Ngoài WBS và Gantt, người quản lý dự án còn có thể dễ dàng theo dõi sự phân bổ và hiệu suất của các resource.

Biết được nỗ lực cần thiết cho mỗi nội dung công việc là bao nhiêu, có thể giúp bạn sử dụng các nguồn một cách hiệu quả.

WBS là gì? Cách tạo WBS dễ dàng và hiệu quả nhất

Xem thêm:

Trên đây là toàn bộ thông tin xoay quanh câu hỏi WBS là gì. Nếu thấy hay và hữu hãy giúp BachkhoaWiki like và chia sẻ bài viết đến mọi người nhé.

Chuyên mục: Thuật ngữ kinh doanh