PMO là gì là một câu hỏi được đông đảo mọi người quan tâm. Thực chất, PMO là cơ cấu tổ chức các quy trình chuẩn hóa dữ liệu của doanh nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn cho câu hỏi PMO là gì, bài viết hôm nay của BachkhoaWiki sẽ hoàn toàn giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình PMO.
PMO là viết tắt của Project Management Office. PMO chính là phòng quản lý dự án. Hiện nay, PMO là mô hình khá phổ biến trong các doanh nghiệp. PMO là một cơ cấu tổ chức mà ở đó các quy trình quản lý dự án được chuẩn hóa. Mục đích tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật.
Có nhiều loại PMO trong các tổ chức. Mỗi loại khác nhau theo mức độ kiểm soát và ảnh hưởng của nó đối với các dự án trong tổ chức, chẳng hạn như:
Với đa dạng PMO, PMO mang đến nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
Vai trò của PMO là lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Khi đó, PMO sẽ làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao tại công ty để lựa chọn những dự án phù hợp nhất. Các dự án này phải đảm bảo phù hợp với những chiến lược phát triển của công ty và có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất.
Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ giám sát các dự án đang thực thi, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án.
Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, PMO sẽ cần dùng các Guides, Templates hay Project Portfolio Tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO.
Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical).
PMO có thể có trách nhiệm với toàn tổ chức. Nó có thể đóng vai trò hỗ trợ liên kết chiến lược và mang lại giá trị tổ chức. PMO tích hợp dữ liệu và thông tin từ các dự án chiến lược của tổ chức và đánh giá các mục tiêu chiến lược cấp cao đang được thực hiện như thế nào. PMO là sự liên kết tự nhiên giữa danh mục, chương trình, dự án và hệ thống đo lường tổ chức của tổ chức (Ví dụ: Bảng điểm cân bằng – Balanced Scorecard).
Các dự án do PMO hỗ trợ hoặc quản lý có thể không liên quan với nhau (hơn là được quản lý cùng với nhau như quản lý trong một chương trình – Program). Hình thức, chức năng và cơ cấu cụ thể của một PMO phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức mà nó hỗ trợ.
Một PMO có thể có thẩm quyền để hành động như một bên liên quan và là một người ra quyết định quan trọng trong suốt vòng đời của mỗi dự án nhằm giữ nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh. PMO có thể:
Chức năng chính của một PMO là hỗ trợ các giám đốc dự án theo nhiều cách khác nhau, cụ thể là:
Thứ nhất doanh nghiệp cần định hình công việc trước khi xác định có áp dụng mô hình PMO hay không?
Trước khi nghiên cứu xem doanh nghiệp bạn có cần áp dụng mô hình PMO hay không bạn cần xác định rõ các khái niệm, quy chuẩn thực hiện chính như sau :
Định hình công việc trước khi xác định có hay không?
Điều quan trọng cần ghi nhớ là không phải mọi tổ chức đều cần PMO, đặc biệt là trong giai đoạn đầu quản trị kinh doanh. Khi một công ty trưởng thành, câu hỏi này có nên mang PMO hay không ngày càng trở nên phù hợp.
Đối với các tổ chức lớn hơn có nhiều chương trình hoạt động cùng một lúc, chắc chắn sẽ có lợi khi đầu tư vào khung PMO, với mục tiêu truyền thông rõ ràng hơn giữa các bên liên quan nội bộ và phân phối KPI PMO. Theo thống kê doanh nghiệp áp dụng mô hình PMO có đến 71% các công ty sử dụng mô hình PMO, con số này đã tăng gấp mười lần trong thập kỷ qua.
Tuy nhiên, nếu PMO được thực hiện kém, nó có thể khiến công ty quay trở lại về mặt phân phối dự án. Điều đó sẽ tạo ra cảm giác tiêu cực đối với việc quản lý dự án. Khiến các bên liên quan lo lắng đầu tư thời gian và tiền bạc để thực hiện lại điều này vào một ngày trong tương lai.
Nếu xây dựng mô hình PMO bạn sẽ nhận được lợi ích gì?
Những lợi ích sau đây khi triển khai các công ty mở rộng PMO bất kể họ hoạt động trong lĩnh vực nào:
Cách doanh nghiệp đo lường thành công trong một PMO
Bạn có thể áp dụng cách thức đo lường PMO bằng cách đánh giá những chỉ tiêu sau:
Các PMO không ngừng phát triển với các công nghệ, phương pháp và tư duy chiến lược mới của các nhóm dự án. Bằng cách thích nghi với môi trường công ty của bạn, một PMO có thể đảm nhận một loạt các chức năng và trách nhiệm, hỗ trợ các dự án trên toàn doanh nghiệp.
Bài viết trên đây của BachkhoaWiki đã phần nào giúp bạn trả lời cho câu hỏi PMO là gì. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích thì hãy LIKE & SHARE cho BachkhoaWiki. Đặc biệt, đừng quên ủng hộ các bài viết tiếp theo của BachkhoaWiki nhé.