Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục và những quy định hợp pháp hóa lãnh sự

Tác giả: Mỹ Lan - Ngày đăng: 03-09-2021

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì, cũng như để hiểu rõ hơn về thủ tục đăng ký và những quy định liên quan, hãy cùng BachkhoaWiki tìm hiểu qua các thông tin trong bài viết sau đây nhé.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? có quy trình như thế nào? Và địa điểm nào ở Việt Nam chịu trách nhiệm chứng nhận các loại giấy tờ này? Chúng ta hãy cùng BachkhoaWiki tìm hiểu qua các thông tin trong bài viết sau đây nhé.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng khi làm hồ sơ, thủ tục liên quan đến quốc gia thứ hai ngoài Việt Nam. Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng thủ tục này chính là khi giấy tờ, văn bản từ nước ngoài được cơ quan chức năng có thẩm quyền đóng mộc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên văn kiện đó là chính xác.

Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, những giấy tờ, tài liệu này sẽ được công nhận sử dụng ở Việt Nam. Bạn có thể tham khảo thêm các bài thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự mà chắc chắn bạn nên biết để hiểu rõ khái niệm về thủ tục này.

hop-phap-hoa-lanh-su

Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Như đã nói ở phần trên, việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý, sử dụng được tại Việt Nam. Một số nhà đầu tư nước ngoài khi chưa chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao cần để hợp pháp hóa lãnh sự, thường gặp nhiều khó khăn khi hợp tác với các công ty trong nước.

Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan Nhà Nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. Từ đó họ sẽ có trách nhiệm hơn khi làm việc, học tập và sinh sống tại nước ta.

Làm hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu tại Việt Nam

Làm hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu Hà Nội

Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy, trừ các ngày lễ, Tết.

hop-phap-hoa-lanh-su

Làm hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu Tp.HCM

Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).

Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm nhiều bước phức tạp. Nếu như không am hiểu pháp lý bạn sẽ gặp khó khăn khi làm. Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn ở đâu. Sau đó là công đoạn chuẩn bị hồ sơ.

Loại Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

– Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

–  Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu).

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

– Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

– Bản dịch giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, trường hợp giấy tờ không phải tiếng Anh.

Khi đã chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, bạn đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự gửi hồ sơ. Tương tự như các quy trình công chứng khác theo quy định của Nhà nước Việt Nam, bạn cần xuất trình giấy tờ tùy thân và gửi hồ sơ cho chuyên viên. Họ sẽ tiếp nhận hồ sơ từ bạn và kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ bên trong. Nếu đầy đủ và hợp lệ, chuyên viên sẽ đưa bạn phiếu hẹn ngày nhận kết quả. Ngược lại, nếu giấy tờ thiếu hoặc trục trặc liên quan đến nội dung, họ sẽ trả lại để bạn hoàn thiện lại.

hop-phap-hoa-lanh-su

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Tức là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Ví dụ như các loại giấy tờ trong hồ sơ xin cấp Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp… là giấy tờ của nước ngoài như: Giấy Chứng nhận thành lập của tổ chức tại nước ngoài, hộ chiếu của người nước ngoài, báo cáo tài chính, xác nhận nghĩa vụ thuế của tổ chức tại nước ngoài…

Tài liệu không cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:

  • Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
  • Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
  • Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Nơi thực hiện:

Tại nước ngoài:

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài là các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Tại Việt Nam:

Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Quý Khách hàng tham khảo danh sách này tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao: https://lanhsuvietnam.gov.vn.

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:

  • Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
  • Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
  • Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các tài liệu sử dụng khi làm việc với cơ quan nhà nước phải bằng tiếng Việt. Vì vậy, trong một số trường hợp, sau khi tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự, phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực một lần nữa mới sử dụng để làm việc với cơ quan nhà nước tại Việt Nam.

hop-phap-hoa-lanh-su

Những nghị định về hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất

  • Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
  • Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
  • Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Thời gian hiệu lực của hợp pháp hóa lãnh sự

Hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ nước ngoài sau khi được hợp thức hóa lãnh sự:

– Các tài liệu, giấy tờ nước ngoài được hợp pháp lãnh sự thì sẽ có hiệu lực trong vòng 3 tháng theo quy định của các cơ quan cấp phép Việt Nam.

– Như vậy, sau 3 tháng kể từ ngày tiến hành hợp pháp hóa được ghi trên tài liệu, giấy tờ thì  tài liệu, giấy tờ đó sẽ hết hiệu lực và không còn giá trị sử để nộp vào cơ quan cấp phép.

– Nếu muốn nộp tài liệu, giấy tờ vào các cơ quan nhà nước thì lài liệu, giấy tờ đó cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự lại.

Hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ xác nhận số dư tài khoản (Chứng minh năng lực tài chính):

– Thông thường thì việc xác nhận số dư tài khoản do ngân hàng cấp nên không có quy định rõ ràng về hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ này. Thông qua xác minh ở một số công ty làm dịch vụ và tìm hiểu thì việc xác nhận số dư tài khoản không quy định về thời hạn có hiệu lực.

– Đối với thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đầu tư thì cũng chỉ yêu cầu xác nhận số dư tài khoản chứ không đề cập đến thời gian cấp để có hiệu lực. Tuy nhiên, qua tìm hiểu thì đối với việc du học, nhiều Đại sứ quán các nước còn yêu cầu số tiền gửi phải được gửi trong tài khoản của ngân hàng đó tối thiếu từ 3 đến 6 tháng.

– Như vậy, nếu như cơ quan tiếp nhận hồ sơ không có quy định nào thay đổi thì  người nộp chỉ cần có xác nhận số dư tài khoản từ ngân hàng sao cho kỳ hạn vẫn còn tại thời điểm nộp hồ sơ.

Hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ sau khi được UBND sao y và chứng thực:

Theo quy định của Khoản 1 và 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật.

– Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay thì bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc thì không có thời hạn. Đối với chứng minh nhân dân (căn cước công dân) hoặc một số giấy tờ khác thì khi bản chính hết hiệu lực thì bản sao cũng hết hiệu lực.

Mặc dù vậy nhưng trên thực tế, khi làm việc với cơ quan nhà nước thì hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ sao y, chứng thực thường được yêu cầu có thời hạn 3 tháng hoặc 6 tháng kể từ khi sao y. Vì vậy, mặc dù luật pháp không quy định nhưng để đảm bảo tính chính xác thì các cơ quan nhà nước, tùy theo mục đích, nội dung của thủ tục lại có quy định về thời hạn có hiệu lực khác nhau đối với bản sao.

Xem thêm:

Trên đây là những thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự được BachkhoaWiki cập nhật. Chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?rồi phải không nào? Nếu thấy bài viết bổ ích hãy Like & Share để ủng hộ BachkhoaWiki nhé!

Chuyên mục: Luật pháp