Hóa đơn đỏ là gì? Cách viết hóa đơn đỏ và những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Tác giả: Thi Thi - Ngày đăng: 07-09-2021

Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ thông dụng và có thể bắt gặp qua các tình huống chi tiêu thường ngày. Vậy hóa đơn đỏ là gì? Hóa đơn đỏ dùng để làm gì? Công dụng của nó? Hãy để BachkhoaWiki giải đáp những thắc mắc này qua bài viết sau nhé.

Như chúng ta được biết thì hóa đơn đỏ là một trong những loại hóa đơn thông dụng và bạn có thể dễ dàng bắt gặp trong hằng ngày, được sử dụng nhiều trong các giao dịch mua – bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Mặc dù vậy, nhưng đối với một số người tiêu dùng khi được hỏi có lấy hóa đơn đỏ không thì vẫn còn những thắc mắc liệu hóa đơn đỏ là gì?. Vì vậy, ở bài viết hóa đơn đỏ là gì này, BachkhoaWiki sẽ cùng bạn giải đáp những thắc mắc hóa đơn đỏ là gì này nhé.

hoa don do la loai giay to quan trong

Hóa đơn đỏ là gì?

Định nghĩa hóa đơn đỏ là gì?

Để hiểu rõ về hóa đơn đỏ thì đầu tiên chúng ta sẽ đi tìm hiểu định nghĩa về hóa đơn đỏ là gì nhé.

Hóa đơn đỏ có tên tiếng Anh là Red Invoice.

Hóa đơn đỏ là gì? Hóa đơn đỏ được hiểu một cách đơn giản nhất được hiểu thông qua màu sắc của nó – màu đỏ (hoặc màu hồng đỏ).

Nếu để giải thích theo công dụng cũng như định nghĩa chính của hóa đơn đỏ là gì thì hóa đơn đỏ là một chứng từ chứng minh cho việc giao dịch mua bán hàng hóa giữa 2 bên đôi bên. Từ đó cung cấp những thông tin xác định số thuế phải nộp vào ngân sách.

Ngoài ra, thì hóa đơn đỏ thật ra là một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng hay còn được gọi tắt là hóa đơn VAT do chính Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế. Đây căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước và sẽ do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất, được dùng để làm.

Như vậy, thuế giá trị gia tăng đầu vào chính là số tiền thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn đỏ khi mua hàng. Còn số tiền thuế ghi trên các loại hóa đơn xanh (hoặc tím) khi mua hàng thì gọi là thuế giá trị gia tăng đầu ra.

Ngoài ra đây còn là cơ sở để bên nhà nước làm việc cùng với doanh nghiệp. Cụ thể là nếu thuế giá trị gia tăng đầu vào của doanh nghiệp lớn hơn đầu thuế giá trị gia tăng đầu ra thì nhà nước sẽ khấu trừ và hoàn lại mức chênh lệch. Ngược lại, doanh nghiệp cần nộp phần chênh lệch nếu thuế giá trị gia tăng đầu ra lớn hơn mức đầu vào.

Từ những thông tin về định nghĩa hóa đơn đỏ là gì, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu sơ bộ về nó. Vậy hóa đơn đỏ dùng để làm gì? Và khi nào chúng ta được quyền xuất hóa đơn đỏ sẽ được giải đáp ngay ở phần sau của bài viết hóa đơn đỏ là gì này.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Vậy hóa đơn đỏ dùng để làm gì? Thực chất thì hóa đơn đỏ được dùng làm căn cứ xác định số tiền thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước (trong trường hợp mà hóa đơn đỏ được coi như là hóa đơn giá trị gia tăng) khi có phát sinh giao dịch giữa 2 bên và được sử dụng hàng ngày, hàng giờ mỗi khi một bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho một bên mua. Thông thường thì khi tổng hóa đơn thanh toán lên đến 200.000 đồng trở lên thì bên bán sẽ phải xuất hóa đơn đỏ.

Hóa đơn đỏ là gì

Xuất hóa đơn đỏ khi nào?

Hóa đơn đỏ là gì và trong trường hợp nào được quy trình xuất hóa đơn đỏ xảy ra? Hóa đơn đỏ được xuất khi 2 bên có mối quan hệ trao đổi mua bán.

Theo quy định thì bên bán hàng hóa, dịch vụ có nhiệm vụ xuất hóa đơn đỏ. Tuy nhiên, nếu giá trị hàng hóa giao dịch dưới 200.000 đồng thì sẽ không phải xuất hóa đơn đỏ. Để biết rõ hơn mời bạn đọc theo dõi tiếp ở phần khi nào doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ.

Khi nào doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ?

Sau khi chúng ta đã tìm hiểu về hóa đơn đỏ là gì thì bây giờ chúng ta sẽ đi khai thác kỹ hơn khi nào một doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ nhé.

Theo quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ (tính cả các hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, mẫu, hàng để biếu tặng, trả thay lương hay trao đổi, tiêu dùng nội bộ…), xuất hàng dưới các hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả.

Nếu hàng hóa bán dưới 200.000 đồng sẽ không phải xuất hóa đơn. Và những hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế giá trị gia tăng) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Ngày nay, các doanh nghiệp đã được cấp phép tự in hoặc đặt in hóa đơn đỏ và có thể tự thực hiện việc phát hành hóa đơn. Trong khi đó Cơ quan thuế chỉ đóng vai trò phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, các loại lệ phí theo luật định và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của đơn vị.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp thực hiện mua hóa đơn đỏ để cân đối các khoản thuế giá trị gia tăng, hạn chế tối đa số tiền thuế giá trị gia tăng phải nộp cho các cơ quan nhà nước.

Bên cạnh đó thì hóa đơn đỏ còn được sử dụng để làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế.

Hóa đơn đỏ phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: Vận tải, thương mại, NHKS… Theo quy định của Pháp luật, hành vi mua bán hóa đơn đỏ được xếp vào hành vi vi phạm pháp luật, vì vậy doanh nghiệp cần thận trọng trong quy trình xuất hóa đơn đỏ.

Để có quyền xuất hóa đơn đỏ thì:

  1. Đối với các doanh nghiệp đã thành lập từ lâu thì doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân (ví dụ Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam…) cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  2. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì có thể tự nguyện đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế và phải đủ điều kiện đáp ứng được một trong những điều kiện sau:
  • Đang hoạt động, có nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc đã thực hiện đầu tư, mua sắm hay nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
  • Có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng bởi đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
  • Trong trường hợp, các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.

Quy trình xuất hóa đơn đỏ là gì?

Vậy, đối với một doanh nghiệp có phát sinh quá trình mua bán giữa 2 bên cần xuất hóa đơn đỏ thì quy trình xuất hóa đơn đỏ là gì?

hóa đơn đỏ là gì

Trên thực tế, để tránh các sai sót trong các khoản thu chi thuế, doanh nghiệp khi bán hàng thì người bán cần lập hóa đơn đỏ theo quy định và giao cho khách hàng.

Mặc khác, hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đúng các thông tin chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng, việc sử dụng hóa đơn đỏ là bắt buộc, kể cả khi bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Tới đây chắc các đã hiểu thêm nhiều về hóa đơn đỏ là gì rồi. Bây giờ chúng ta sẽ đi tìm hiểu về cách để viết một hóa đơn đỏ một cách đầy đủ nhất nhé.

Cách viết hóa đơn đỏ

Trong bài viết hóa đơn đỏ là gì này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách viết một hóa đơn đỏ cơ bản nhất cho doanh nghiệp qua cách tiêu thức sau:

hóa đơn đỏ là gì

Tiêu thức “ Ngày tháng năm”

  • Điền ngày mình xuất hóa đơn vào. Các bạn cần điền đầy đủ và chính xác ngày phát sinh giao dịch nhé.

Một chú ý nhỏ: Hóa đơn được lập theo thứ tự tăng dần, ngày hóa đơn cũng phải xuất tiến, không được xuất lùi.

Tiêu thức “ Họ tên người mua hàng”

  • Đó là tên người trực tiếp đến mua hàng, giao dịch với công ty bán hàng, cung cấp dịch vụ. Nếu bên mua hàng không cung cấp tên thì khoản mục này được phép bỏ trống.
  • Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì người bán sẽ ghi là:” người mua không lấy hóa đơn” hoặc “ khách lẻ”

Tiêu thức “ Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ”

  • Điền đầy đủ tên công ty, MST, địa chỉ của khách hàng theo đúng giấy phép kinh doanh.

Truy nhiên trong quá trình kinh doanh không thể tránh khỏi trường hợp nhiều công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo cho bạn biết. Vậy trong bài viết hóa đơn đỏ là gì này mình xin gởi thiệu cho bạn một cách muốn kiểm tra tính chính xác, bạn có thể vào trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn

hóa đơn đỏ là gì

Tiêu thức “ Hình thức thanh toán”

  • Thanh toán bằng tiền mặt, ghi “ TM” hoặc “Tiền mặt”
  • Thanh toán bằng chuyển khoản, ghi “ CK” hoặc “Chuyển khoản”

Tiêu thức “ Số tài khoản”

  • Đây là một chỉ tiêu không bắt buộc, bạn có thể điền hoặc không cần điền vào tùy thuộc vào yêu cầu của bên mua.

Tiêu thức “ Số thứ tự”

  • Ghi số thứ tự của các mặt hàng từ 1,2,…

Chỉ tiêu “ Tên hàng hóa, dịch vụ”

  • Cần ghi đầy đủ tên mặt hàng. Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả tên hàng hóa và mã hàng hóa.
  • Đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần trống trên hóa đơn thì không cần gạch chéo.

Lưu ý: Người bán có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn trong trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn. Về nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ “ kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…, năm …”, mục tên hàng hóa chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Chỉ tiêu “ Đơn vị tính”

  • Tùy thuộc vào đơn vị tính trước đó. Khi nhập hàng hóa về, đơn vị tính là gì thì phải xuất ra như vậy.
  • Đối với những ngành như dịch vụ và không có đơn vị tính thì không cần ghi đơn vị tính.

Tiêu thức “ Số lượng”

  • Ghi số đầy đủ và đúng lượng hàng hóa bán ra

Tiêu thức “ Đơn giá”

  • Viết giá bán chính xác chưa thuế giá trị gia tăng.

Tiêu thức “ Thành tiền”

  •  Ghi tổng giá trị hàng hóa được tính theo công thức sau: Ghi tổng giá trị = đơn giá x số lượng

Tiêu thức “Cộng tiền hàng”

  • Là tổng cộng các dòng ở cột thành tiền

Tiêu thức “ Thuế suất”

  • Thuế suất của hàng hóa dịch vụ. Mỗi loại hàng hóa, dịch vụ sẽ có thuế suất khác nhau như 0%, 5%, 10%. Đối với trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “/”.

Tiêu thức “ Tiền thuế giá trị gia tăng”

  •  Bằng “cộng tiền hàng x thuế suất”. Trường hợp không chịu thuế thì kế toán gạch chéo “/”.

Tiêu thức “ Tổng cộng tiền thanh toán”

  • Bằng “ Cộng tiền hàng + tiền thuế giá trị gia tăng”

Tiêu thức “ Số tiền bằng chữ”

  • Kế toán ghi diễn giải bằng chữ số tiền ở tiêu thức Tổng cộng tiền thanh toán.

Lưu ý: Một điểm đáng chú ý về quy định đồng tiền ghi trên hóa đơn:

” Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD –  Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một ngoại tệ được ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.”

Tiêu thức “ Người mua hàng ký và ghi rõ họ tên”

  • Ai là người mua hàng thì người đó ký và ghi rõ họ tên.
  • Đối với trường hợp mua hàng không trực tiếp như : Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì người mua hàng không nhất thiết phải ký và ghi họ tên. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức này, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, fax.
  • Hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

Tiêu thức” Người bán hàng”

  • Người lập hóa đơn sẽ ký tại đây

Tiêu thức “ Thủ trưởng đơn vị”

  • Giám đốc công ty ký đóng dấu và ghi rõ họ tên.
  • Khi giám đốc đi vắng không thể ký được trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn( được quy định ở Điểm d, khoản 2, điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC)

Trên đây là cách để viết một hóa đơn đỏ theo mẫu đầy đủ và các bạn lưu ý nhớ những phần bắt buộc điền để tránh những sai sót trong quá trình viết hóa đơn đỏ qua bài viết hóa đơn đỏ là gì này nhé.

Mẫu hóa đơn đỏ viết tay

Sau khi chúng ta đã hiểu được định nghĩa về hóa đơn đỏ là gì cũng như những quy định của hóa đơn đỏ thì sau đây sẽ là một số mẫu hóa đơn đỏ thường hay gặp mình muốn giới thiệu cho bạn đọc qua bài hóa đơn đỏ là gì này:

hóa đơn đỏ là gì

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Trên thực tế, hóa đơn đỏ là gì? đó là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, bạn cần lưu ý những điều sau:

  • Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
  • Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
  • Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
  • Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên
  • Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
  • Thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.
  • Hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Xem thêm:

Qua bài viết hóa đơn đỏ là gì này,ta có thể nhận thấy được một điều là hóa đơn đỏ chính là chứng từ căn cứ pháp lý cực kỳ quan trọng trong việc vận hành của thuế giá trị gia tăng. Hy vọng có thể giúp bạn đọc có thêm được kiến thức và tránh được những rủi ro liên quan đến hóa đơn đỏ. Nếu thấy bài viết hóa đơn đỏ là gì này hữu ích, hãy chia sẻ đến cho bạn bè và theo dõi các bài viết mới của BachkhoaWiki trong thời gian tới nhé!

Chuyên mục: Thuật ngữ kinh doanh